Hacienda warnt: excel-rechnungen drohen ärger – verifactu kommt!
Viele Freiberufler nutzen seit Jahren Word oder Excel für ihre Rechnungen – mit Vorlagen, die schnell angepasst werden können. Doch die Steuerbehörde warnt nun vor den Risiken, diese Praxis weiterhin zu pflegen. Mit dem neuen System VeriFactu, das ab 2027 in Kraft tritt, verschärft sich die Kontrolle der Rechnungsstellung deutlich.
Verifactu: neue regeln für rechnungen
Das von der Agencia Tributaria initiierte VeriFactu soll den wachsenden Raubbau durch Steuerhinterziehung eindämmen. Ziel ist es, Rechnungen zu erstellen, die manipulationssicher, nachvollziehbar und unveränderlich sind. Das bedeutet: Software zur Rechnungsstellung muss bestimmte technische Vorgaben erfüllen, um jede Rechnung sicher zu registrieren und einen überprüfbaren Verlauf zu gewährleisten.
Wer bisher Rechnungen in Excel oder Word erstellt hat, könnte nun Probleme bekommen. Denn diese Programme gelten, wenn sie zur automatisierten Berechnung oder strukturierten Datenspeicherung genutzt werden, als informelle Rechnungsstellungssysteme und sind somit nicht mehr zulässig. Eine Excel-Tabelle, die den Umsatzsteuer automatisch berechnet, fällt beispielsweise darunter. Die Lösung: Um auf der sicheren Seite zu sein, muss auf spezielle VeriFactu-konforme Software umgestellt werden.
Allerdings gibt es Ausnahmen. Wer Word- oder Excel-Vorlagen lediglich als manuelle Dokumente verwendet – also Daten einträgt, ohne Formeln oder Automatisierungen – bleibt vorerst straffrei. In diesem Fall wird die Rechnung als handschriftliche Rechnung betrachtet. Dennoch raten Experten zu Vorsicht und empfehlen, frühzeitig auf VeriFactu-Systeme umzusteigen.
Die Einführung von VeriFactu erfolgt in zwei Schritten: Für Unternehmen und Gesellschaften, die der Körperschaftsteuer unterliegen, gilt der 1. Januar 2027 als Inkrafttreten. Für alle anderen Unternehmen und Freiberufler ist es der 1. Juli 2027. Ob diese Daten tatsächlich eingehalten werden, ist jedoch noch ungewiss, da die Einführung bereits einmal verschoben wurde. Eine frühzeitige Anpassung ist daher ratsam.
Die Zeit drängt. Diejenigen, die jetzt auf VeriFactu-fähige Lösungen setzen, sind besser aufgestellt. Denn die neue Regelung ist mehr als nur eine Formalität: Sie ist ein Zeichen dafür, dass die Steuerbehörden den Kampf gegen den finanziellen Missbrauch konsequent fortsetzen werden. Und die Konsequenzen für diejenigen, die sich nicht anpassen, könnten teuer werden.